O que está por trás dessa simples ferramenta?

Paulo F. Machado
Ana Flávia de Morais

No dia a dia da fazenda, por mais que tenhamos um planejamento, podemos nos deparar com imprevistos que alteram ou interrompem o fluxo do trabalho. Chamamos essas “pedras no caminho” de anomalias e devemos combatê-las antes que prejudiquem o resultado esperado daquele trabalho.

Porém, apesar da definição “pedra no caminho”, uma anomalia não deve ser vista como um indicativo de retrocesso ou fracasso. Muito pelo contrário, anomalias são pequenas joias que nos mostram que algo fora do padrão aconteceu, uma oportunidade para tomar alguma atitude e resolver a situação.  Para que seja possível enxergar uma anomalia desta forma, devemos adotar uma posição “anticulpa” diante dos problemas encontrados.

Quando temos um problema, é comum procurarmos “quem” o causou e não “o quê”. Mas a causa está no sistema, nos processos, nos meios, e não nas pessoas. Melhorando o sistema, e trabalhando as causas dos problemas como fatos, estimulamos cada vez mais os envolvidos com o trabalho a encontrarem essas anomalias e se esforçarem na resolução delas. Se, de outro modo, focarmos em procurar um culpado, a tendência é que as pessoas escondam os problemas, pois têm medo da punição. Assim, ao invés solucionar diversos pequenos problemas com a ajuda da equipe, o gestor passa a maior parte do tempo “apagando incêndios”, lidando com situações urgentes que poderiam ter sido evitadas antes. Não há engajamento e melhoria diária dos processos.

Devemos então assumir que:

1- As pessoas estão fazendo o melhor que podem;
2- O problema está no sistema e não nas pessoas;
3- Devemos trabalhar unidos para encontrar a causa e resolvê-lo.

Desta forma, adotar uma posição “anticulpa” não significa aceitar o que está acontecendo, mas entender que precisamos trabalhar juntos na solução do problema e não encontrar um culpado.

Para conseguir trabalhar o fato ocorrido, ao identificarmos uma anomalia seguimos os passos:

– Entender qual foi a anomalia;

– Anotar o fato ocorrido de forma impessoal;

– Anotar a ação imediata tomada.

A ação imediata nem sempre soluciona o problema. Se isso não acontecer, a anomalia volta a aparecer, tornando-se recorrente. Isso significa que não trabalhamos sua verdadeira causa e que precisamos estudar melhor o problema para encontrá-la. Desta forma, uma anomalia sempre deve ser seguida de uma ação, tomada para entender e solucionar aquele problema.

Se registrarmos anomalias sem agir sobre elas, a situação não mudará. As pessoas vão parar de anotar, pois torna-se algo mecânico e sem sentido. E quanto mais rápido conseguirmos resolvê-las, impedindo que se tornem recorrentes, melhor. As pessoas devem trabalhar na melhoria dia a dia, não apenas em grandes melhorias pontuais.

Vimos que há muito mais por trás dessa ferramenta do que o simples fato de “anotar um problema”. Adotar a anotação de anomalias sem entender esses conceitos não trará resultados melhores para o negócio. Devemos trabalhar os fatos ocorridos e não procurar um culpado. Desta forma a fazenda trabalha unida, pois criamos um exército de pessoas focadas em identificar e resolver problemas, melhorando todos os dias.

Como conectar os empregados ao negócio?

Paulo Machado

Quando o assunto é gestão de pessoas, engajar a equipe está entre os grandes desafios das fazendas – e da maioria dos negócios, em todos os setores. Talvez esse desafio esteja relacionado ao próprio entendimento do conceito e a sua aplicação prática. Afinal, o que significa ter na equipe uma pessoa engajada?

Ao contrário do que alguns gestores acreditam, a aparente satisfação de um funcionário nem sempre é sinal de engajamento. Identificar pessoas realmente engajadas exige muito mais do que contabilizar elogios e reclamações, por exemplo. É preciso estar atento a outros aspectos, que passam por questões pessoais e profissionais, e também a indicadores capazes de demonstrar o nível de comprometimento e esforço das pessoas nos processos e tarefas em que atuam. Desânimo constante, atrasos ou faltas recorrentes, ausência em reuniões, pouca contribuição para melhorias, passividade, entre outros, podem ser sintomas de profissionais desengajados.

O desafio, então, está em criar condições para evitar que isso aconteça na fazenda. Nesse sentido, um dos pilares do modelo Agro+Lean é estar junto às pessoas que fazem parte do negócio – “comer no mesmo prato”, como costumamos reforçar. Os sintomas só serão percebidos pelo gestor se sua rotina envolver a presença na fazenda e uma relação mais estreita com os funcionários. É essencial acompanhar o cotidiano do negócio, perambulando pelos ambientes de trabalho, ouvindo as pessoas, verificando e resolvendo anomalias e possíveis melhorias nos ambientes e processos, focando em facilitar a vida do funcionário. Outro mecanismo importante para essa aproximação são as reuniões diárias, nas quais se verifica, junto à equipe, o andamento das tarefas e as ações programadas para o próximo dia.

Todas essas práticas reforçam a conexão, uma das três condições que entendemos, no modelo Agro+Lean, como fundamentais ao engajamento – as outras são a participação e a criação. A conexão permite que o empregado compreenda o quão importante é o trabalho que ele executa no dia a dia, para o sucesso do negócio. Somente quando essa compreensão existe, as pessoas se conectam ao propósito da fazenda e trabalham orientadas ao resultado. Como consequência, o empregado passa a contribuir cada vez mais para a melhoria do desempenho da fazenda, participando e criando.

E se o engajamento não acontece? O que fazer quando um funcionário demonstra falta de conexão com o negócio? Nesse caso, o primeiro passo é assegurar que o gestor fez sua parte, criando todas as condições necessárias para que a pessoa atuasse de forma adequada, com clareza sobre os resultados esperados de seu trabalho e os meios disponíveis para faze-lo. Se isso não foi feito, a desconexão é resultado de um sistema de gestão falho, e não do comportamento do empregado. Agora, se todas as condições foram criadas e ainda assim não houve engajamento, é hora de uma conversa franca e transparente com o funcionário, para entender melhor os motivos de sua postura.

Essa conversa é ponto de partida para analisar se ainda é possível reverter a situação do empregado. Se a resposta for negativa, o desligamento é o caminho natural, benéfico para o negócio e, na maioria das vezes, também para a pessoa. Abre-se espaço para ela buscar novas oportunidades e para a fazenda integrar à equipe um profissional novo, animado com o trabalho e com maior potencial de engajamento. Mas não esqueça: o desempenho do time depende completamente do gestor, esta é a grande causa do desengajamento. Se você fizer a sua parte, fica mais fácil virar o jogo.

Como mudar as práticas de gestão da fazenda com tranquilidade?

Paulo Machado

Nos últimos anos, acompanhamos a jornada de centenas de produtores decididos a melhorar a gestão de suas fazendas de leite. Em geral, essas pessoas chegam aos nossos cursos e treinamentos cansadas de uma rotina repleta de problemas: custos crescentes, conflitos com funcionários, processos descontrolados, qualidade do leite comprometida, clientes insatisfeitos.

Então, ao conhecerem conceitos e ferramentas capazes de reverter essa situação, é natural que haja o impulso de sair mudando tudo (e todos) na fazenda. Quando isso acontece, nosso conselho é um só: pare agora! Isso porque embora seja compreensível a urgência em mudar quando tudo parece estar errado, a chance desse comportamento comprometer todas as melhorias de gestão é enorme. Lembre-se: colocar a carroça na frente dos bois interrompe qualquer viagem.

Em vez de uma gestão mais eficaz, o que vemos nesses casos são produtores e gerentes perdidos em meio às várias frentes de trabalho abertas, sem conseguir executar corretamente nenhuma delas. Da mesma forma, em vez de pessoas mais engajadas, temos funcionários assustados com o grande volume de novidades, informações e procedimentos e, por consequência, inseguros em relação à própria capacidade (e vontade) de permanecer no emprego. O resultado é o que ninguém quer: bagunça e insatisfação. De quebra, temos o produtor desmotivado, achando que sua fazenda não tem mais jeito.

Para barrar a ansiedade e evitar a frustração, há algum tempo quebramos a implantação do Modelo Agro+Lean em etapas bem definidas, construindo uma jornada que permite avançar um passo de cada vez, no ritmo adequado à realidade de cada fazenda. Independentemente do modelo que você decida adotar, essa é a nossa recomendação para a aplicação de qualquer novo conceito ou ferramenta de gestão na fazenda: vá devagar.

Inicie por você, mudando o seu comportamento como gestor e colocando em prática primeiro aquilo que depende apenas de alterar a sua mentalidade ou a sua própria rotina. Na sequência, escolha um território/setor (a ordenha, o bezerreiro, o escritório) onde haja pessoas mais proativas e abertas a novidades. É lá que você deve dar início às mudanças, pois essas pessoas têm o papel de contagiar as demais a partir da melhoria do ambiente e do fluxo de trabalho. Quando as coisas estiverem indo bem nesse pedacinho da fazenda, parta para o próximo e assim sucessivamente.

Observe que, nessa lógica, nem sempre o primeiro território a ser mudado é aquele onde a urgência parece ser maior. Você pode estar com problemas sérios na ordenha, mas se na oficina os funcionários têm um perfil mais aberto e facilitador, comece por ela. Em pouco tempo, os benefícios da mudança na oficina serão sentidos por todos, fazendo com que os outros empregados também queiram que isso aconteça no local onde eles trabalham – inclusive na problemática ordenha. E aí a mágica estará feita: as pessoas, cada vez mais engajadas, serão o motor da transformação que você precisa.

Então não esqueça: quando se trata de gestão, paciência e persistência são virtudes indispensáveis. Boa jornada!