Paulo F. Machado
Ana Flávia de Morais

O cotidiano de uma fazenda, assim como grande parte de outros negócios, é repleto de atividades diversas. Pense nas atividades executadas diariamente em seu local de trabalho. Alguma delas te incomoda ou sente dificuldade em realizá-la? Seria possível executá-la de forma mais rápida, com menos esforço, erros, e obtendo resultados iguais ou melhores?

Após enfrentar um problema com o protocolo de aleitamento das bezerras na Fazenda Palmital, da Universidade Federal de Lavras (UFLA), paramos para refletir sobre essa questão: essa atividade nos incomodava.

No protocolo adotado, as bezerras recebem um determinado volume de leite e, gradativamente, essa quantidade diminui, em datas pré-estabelecidas, até o desmame. O controle era realizado em cima de uma folha de dados, onde as quantidades e datas para mudança do volume de leite de cada animal eram anotadas manualmente.

O problema maior era que as pessoas não entendiam a folha de anotação com clareza. Além disso, possuímos outro agravante: tratando-se de uma fazenda dentro da universidade, a cada semestre mais de cinquenta alunos realizam as mesmas atividades. Essa particularidade dificulta muito a padronização e o entendimento dos processos.

Com toda essa complexidade enfrentada tanto pelos alunos, quanto pelos próprios colaboradores da fazenda, não existia rotina na alimentação das bezerras:  animais que deveriam receber pequenas quantidades de leite, recebiam muito mais de uma vez só e vice versa. Isso gerava casos de diarreia e muito variação no ganho de peso dos animais, o que atrasava a data de desmame.

Concordamos que seria preciso mudar a abordagem. Reunimos os responsáveis pelo bezerreiro, com um objetivo claro: precisávamos criar algo tão simples que qualquer pessoa (sendo ela familiarizada com a atividade ou não) conseguisse fazer o aleitamento sem auxílio e no menor tempo possível.

Montamos um sistema de controle visual da quantidade de leite a ser consumida pelos animais, envolvendo materiais bem simples: esmalte e corda de varal. Marcamos os baldes de leite, com os volumes do aleitamento (1, 2, 3 e 4L), utilizando as diferentes cores de esmalte, como na foto abaixo:

Figura 1 – Baldes graduados com a gestão visual de cores

Da mesma forma, identificamos as bezerras que estavam recebendo aquele volume de leite, com uma cordinha no pescoço da cor correspondente.

Figura 2 – Bezerra identificada no novo protocolo de aleitamento

Agora, o único trabalho do responsável pelo aleitamento é checar a cor da cordinha no pescoço da bezerra e encher o balde com leite até a cor semelhante. Retiramos a necessidade de leitura e interpretação da folha. A atividade passou a ser visual e intuitiva, o que diminuiu o número de anomalias de bezerras alimentadas com volumes errados.

Ainda há muito o que melhorar, a planilha de controle, com as datas de troca do volume de leite de cada bezerra ainda precisa ser utilizada pela supervisora do bezerreiro para mudar a cor da cordinha de algum animal.  A data de mudança das cordinhas ainda é anotada em um quadro no bezerreiro para que os alunos realizam a troca.  Mas tudo bem, o importante é que tenhamos uma equipe capacitada a enxergar e resolver problemas, assim os processos estarão sempre melhorando.

A solução não envolveu tecnologia de ponta e muito menos dados automatizados ou alto custo.  O fator chave foi a simplificação. A atividade ficou mais clara, mais fácil. Dessa maneira, conseguimos garantir um aleitamento constante e liberamos mais tempo para nos preocuparmos com outras tarefas e problemas da fazenda.

Uma ideia que deu certo pode ser copiada e implantada em outros lugares, mas mais importante do que isso é criarmos nossas próprias soluções. Cada negócio possui suas limitações e peculiaridades, desta forma, o que é adequado para um pode não ser para o outro. Lembre-se, o mais importante não é a solução em si e sim ter pessoas capazes de chegarem a essa solução.

Nossa ideia surgiu dos próprios alunos responsáveis por aquele setor. Se está com dificuldade em algum processo, envolva as pessoas que fazem parte da atividade na solução. Elas, melhor do que ninguém, sabem o que acontece ali no dia a dia.

Figura 3 – Equipe Uflaleite (responsáveis pela criação do protocolo visual)

Como conectar os empregados ao negócio?

Paulo Machado

Quando o assunto é gestão de pessoas, engajar a equipe está entre os grandes desafios das fazendas – e da maioria dos negócios, em todos os setores. Talvez esse desafio esteja relacionado ao próprio entendimento do conceito e a sua aplicação prática. Afinal, o que significa ter na equipe uma pessoa engajada?

Ao contrário do que alguns gestores acreditam, a aparente satisfação de um funcionário nem sempre é sinal de engajamento. Identificar pessoas realmente engajadas exige muito mais do que contabilizar elogios e reclamações, por exemplo. É preciso estar atento a outros aspectos, que passam por questões pessoais e profissionais, e também a indicadores capazes de demonstrar o nível de comprometimento e esforço das pessoas nos processos e tarefas em que atuam. Desânimo constante, atrasos ou faltas recorrentes, ausência em reuniões, pouca contribuição para melhorias, passividade, entre outros, podem ser sintomas de profissionais desengajados.

O desafio, então, está em criar condições para evitar que isso aconteça na fazenda. Nesse sentido, um dos pilares do modelo Agro+Lean é estar junto às pessoas que fazem parte do negócio – “comer no mesmo prato”, como costumamos reforçar. Os sintomas só serão percebidos pelo gestor se sua rotina envolver a presença na fazenda e uma relação mais estreita com os funcionários. É essencial acompanhar o cotidiano do negócio, perambulando pelos ambientes de trabalho, ouvindo as pessoas, verificando e resolvendo anomalias e possíveis melhorias nos ambientes e processos, focando em facilitar a vida do funcionário. Outro mecanismo importante para essa aproximação são as reuniões diárias, nas quais se verifica, junto à equipe, o andamento das tarefas e as ações programadas para o próximo dia.

Todas essas práticas reforçam a conexão, uma das três condições que entendemos, no modelo Agro+Lean, como fundamentais ao engajamento – as outras são a participação e a criação. A conexão permite que o empregado compreenda o quão importante é o trabalho que ele executa no dia a dia, para o sucesso do negócio. Somente quando essa compreensão existe, as pessoas se conectam ao propósito da fazenda e trabalham orientadas ao resultado. Como consequência, o empregado passa a contribuir cada vez mais para a melhoria do desempenho da fazenda, participando e criando.

E se o engajamento não acontece? O que fazer quando um funcionário demonstra falta de conexão com o negócio? Nesse caso, o primeiro passo é assegurar que o gestor fez sua parte, criando todas as condições necessárias para que a pessoa atuasse de forma adequada, com clareza sobre os resultados esperados de seu trabalho e os meios disponíveis para faze-lo. Se isso não foi feito, a desconexão é resultado de um sistema de gestão falho, e não do comportamento do empregado. Agora, se todas as condições foram criadas e ainda assim não houve engajamento, é hora de uma conversa franca e transparente com o funcionário, para entender melhor os motivos de sua postura.

Essa conversa é ponto de partida para analisar se ainda é possível reverter a situação do empregado. Se a resposta for negativa, o desligamento é o caminho natural, benéfico para o negócio e, na maioria das vezes, também para a pessoa. Abre-se espaço para ela buscar novas oportunidades e para a fazenda integrar à equipe um profissional novo, animado com o trabalho e com maior potencial de engajamento. Mas não esqueça: o desempenho do time depende completamente do gestor, esta é a grande causa do desengajamento. Se você fizer a sua parte, fica mais fácil virar o jogo.

Como mudar as práticas de gestão da fazenda com tranquilidade?

Paulo Machado

Nos últimos anos, acompanhamos a jornada de centenas de produtores decididos a melhorar a gestão de suas fazendas de leite. Em geral, essas pessoas chegam aos nossos cursos e treinamentos cansadas de uma rotina repleta de problemas: custos crescentes, conflitos com funcionários, processos descontrolados, qualidade do leite comprometida, clientes insatisfeitos.

Então, ao conhecerem conceitos e ferramentas capazes de reverter essa situação, é natural que haja o impulso de sair mudando tudo (e todos) na fazenda. Quando isso acontece, nosso conselho é um só: pare agora! Isso porque embora seja compreensível a urgência em mudar quando tudo parece estar errado, a chance desse comportamento comprometer todas as melhorias de gestão é enorme. Lembre-se: colocar a carroça na frente dos bois interrompe qualquer viagem.

Em vez de uma gestão mais eficaz, o que vemos nesses casos são produtores e gerentes perdidos em meio às várias frentes de trabalho abertas, sem conseguir executar corretamente nenhuma delas. Da mesma forma, em vez de pessoas mais engajadas, temos funcionários assustados com o grande volume de novidades, informações e procedimentos e, por consequência, inseguros em relação à própria capacidade (e vontade) de permanecer no emprego. O resultado é o que ninguém quer: bagunça e insatisfação. De quebra, temos o produtor desmotivado, achando que sua fazenda não tem mais jeito.

Para barrar a ansiedade e evitar a frustração, há algum tempo quebramos a implantação do Modelo Agro+Lean em etapas bem definidas, construindo uma jornada que permite avançar um passo de cada vez, no ritmo adequado à realidade de cada fazenda. Independentemente do modelo que você decida adotar, essa é a nossa recomendação para a aplicação de qualquer novo conceito ou ferramenta de gestão na fazenda: vá devagar.

Inicie por você, mudando o seu comportamento como gestor e colocando em prática primeiro aquilo que depende apenas de alterar a sua mentalidade ou a sua própria rotina. Na sequência, escolha um território/setor (a ordenha, o bezerreiro, o escritório) onde haja pessoas mais proativas e abertas a novidades. É lá que você deve dar início às mudanças, pois essas pessoas têm o papel de contagiar as demais a partir da melhoria do ambiente e do fluxo de trabalho. Quando as coisas estiverem indo bem nesse pedacinho da fazenda, parta para o próximo e assim sucessivamente.

Observe que, nessa lógica, nem sempre o primeiro território a ser mudado é aquele onde a urgência parece ser maior. Você pode estar com problemas sérios na ordenha, mas se na oficina os funcionários têm um perfil mais aberto e facilitador, comece por ela. Em pouco tempo, os benefícios da mudança na oficina serão sentidos por todos, fazendo com que os outros empregados também queiram que isso aconteça no local onde eles trabalham – inclusive na problemática ordenha. E aí a mágica estará feita: as pessoas, cada vez mais engajadas, serão o motor da transformação que você precisa.

Então não esqueça: quando se trata de gestão, paciência e persistência são virtudes indispensáveis. Boa jornada!