Paulo F. Machado
Ana Flávia de Morais

O cotidiano de uma fazenda, assim como grande parte de outros negócios, é repleto de atividades diversas. Pense nas atividades executadas diariamente em seu local de trabalho. Alguma delas te incomoda ou sente dificuldade em realizá-la? Seria possível executá-la de forma mais rápida, com menos esforço, erros, e obtendo resultados iguais ou melhores?

Após enfrentar um problema com o protocolo de aleitamento das bezerras na Fazenda Palmital, da Universidade Federal de Lavras (UFLA), paramos para refletir sobre essa questão: essa atividade nos incomodava.

No protocolo adotado, as bezerras recebem um determinado volume de leite e, gradativamente, essa quantidade diminui, em datas pré-estabelecidas, até o desmame. O controle era realizado em cima de uma folha de dados, onde as quantidades e datas para mudança do volume de leite de cada animal eram anotadas manualmente.

O problema maior era que as pessoas não entendiam a folha de anotação com clareza. Além disso, possuímos outro agravante: tratando-se de uma fazenda dentro da universidade, a cada semestre mais de cinquenta alunos realizam as mesmas atividades. Essa particularidade dificulta muito a padronização e o entendimento dos processos.

Com toda essa complexidade enfrentada tanto pelos alunos, quanto pelos próprios colaboradores da fazenda, não existia rotina na alimentação das bezerras:  animais que deveriam receber pequenas quantidades de leite, recebiam muito mais de uma vez só e vice versa. Isso gerava casos de diarreia e muito variação no ganho de peso dos animais, o que atrasava a data de desmame.

Concordamos que seria preciso mudar a abordagem. Reunimos os responsáveis pelo bezerreiro, com um objetivo claro: precisávamos criar algo tão simples que qualquer pessoa (sendo ela familiarizada com a atividade ou não) conseguisse fazer o aleitamento sem auxílio e no menor tempo possível.

Montamos um sistema de controle visual da quantidade de leite a ser consumida pelos animais, envolvendo materiais bem simples: esmalte e corda de varal. Marcamos os baldes de leite, com os volumes do aleitamento (1, 2, 3 e 4L), utilizando as diferentes cores de esmalte, como na foto abaixo:

Figura 1 – Baldes graduados com a gestão visual de cores

Da mesma forma, identificamos as bezerras que estavam recebendo aquele volume de leite, com uma cordinha no pescoço da cor correspondente.

Figura 2 – Bezerra identificada no novo protocolo de aleitamento

Agora, o único trabalho do responsável pelo aleitamento é checar a cor da cordinha no pescoço da bezerra e encher o balde com leite até a cor semelhante. Retiramos a necessidade de leitura e interpretação da folha. A atividade passou a ser visual e intuitiva, o que diminuiu o número de anomalias de bezerras alimentadas com volumes errados.

Ainda há muito o que melhorar, a planilha de controle, com as datas de troca do volume de leite de cada bezerra ainda precisa ser utilizada pela supervisora do bezerreiro para mudar a cor da cordinha de algum animal.  A data de mudança das cordinhas ainda é anotada em um quadro no bezerreiro para que os alunos realizam a troca.  Mas tudo bem, o importante é que tenhamos uma equipe capacitada a enxergar e resolver problemas, assim os processos estarão sempre melhorando.

A solução não envolveu tecnologia de ponta e muito menos dados automatizados ou alto custo.  O fator chave foi a simplificação. A atividade ficou mais clara, mais fácil. Dessa maneira, conseguimos garantir um aleitamento constante e liberamos mais tempo para nos preocuparmos com outras tarefas e problemas da fazenda.

Uma ideia que deu certo pode ser copiada e implantada em outros lugares, mas mais importante do que isso é criarmos nossas próprias soluções. Cada negócio possui suas limitações e peculiaridades, desta forma, o que é adequado para um pode não ser para o outro. Lembre-se, o mais importante não é a solução em si e sim ter pessoas capazes de chegarem a essa solução.

Nossa ideia surgiu dos próprios alunos responsáveis por aquele setor. Se está com dificuldade em algum processo, envolva as pessoas que fazem parte da atividade na solução. Elas, melhor do que ninguém, sabem o que acontece ali no dia a dia.

Figura 3 – Equipe Uflaleite (responsáveis pela criação do protocolo visual)

O que está por trás dessa simples ferramenta?

Paulo F. Machado
Ana Flávia de Morais

No dia a dia da fazenda, por mais que tenhamos um planejamento, podemos nos deparar com imprevistos que alteram ou interrompem o fluxo do trabalho. Chamamos essas “pedras no caminho” de anomalias e devemos combatê-las antes que prejudiquem o resultado esperado daquele trabalho.

Porém, apesar da definição “pedra no caminho”, uma anomalia não deve ser vista como um indicativo de retrocesso ou fracasso. Muito pelo contrário, anomalias são pequenas joias que nos mostram que algo fora do padrão aconteceu, uma oportunidade para tomar alguma atitude e resolver a situação.  Para que seja possível enxergar uma anomalia desta forma, devemos adotar uma posição “anticulpa” diante dos problemas encontrados.

Quando temos um problema, é comum procurarmos “quem” o causou e não “o quê”. Mas a causa está no sistema, nos processos, nos meios, e não nas pessoas. Melhorando o sistema, e trabalhando as causas dos problemas como fatos, estimulamos cada vez mais os envolvidos com o trabalho a encontrarem essas anomalias e se esforçarem na resolução delas. Se, de outro modo, focarmos em procurar um culpado, a tendência é que as pessoas escondam os problemas, pois têm medo da punição. Assim, ao invés solucionar diversos pequenos problemas com a ajuda da equipe, o gestor passa a maior parte do tempo “apagando incêndios”, lidando com situações urgentes que poderiam ter sido evitadas antes. Não há engajamento e melhoria diária dos processos.

Devemos então assumir que:

1- As pessoas estão fazendo o melhor que podem;
2- O problema está no sistema e não nas pessoas;
3- Devemos trabalhar unidos para encontrar a causa e resolvê-lo.

Desta forma, adotar uma posição “anticulpa” não significa aceitar o que está acontecendo, mas entender que precisamos trabalhar juntos na solução do problema e não encontrar um culpado.

Para conseguir trabalhar o fato ocorrido, ao identificarmos uma anomalia seguimos os passos:

– Entender qual foi a anomalia;

– Anotar o fato ocorrido de forma impessoal;

– Anotar a ação imediata tomada.

A ação imediata nem sempre soluciona o problema. Se isso não acontecer, a anomalia volta a aparecer, tornando-se recorrente. Isso significa que não trabalhamos sua verdadeira causa e que precisamos estudar melhor o problema para encontrá-la. Desta forma, uma anomalia sempre deve ser seguida de uma ação, tomada para entender e solucionar aquele problema.

Se registrarmos anomalias sem agir sobre elas, a situação não mudará. As pessoas vão parar de anotar, pois torna-se algo mecânico e sem sentido. E quanto mais rápido conseguirmos resolvê-las, impedindo que se tornem recorrentes, melhor. As pessoas devem trabalhar na melhoria dia a dia, não apenas em grandes melhorias pontuais.

Vimos que há muito mais por trás dessa ferramenta do que o simples fato de “anotar um problema”. Adotar a anotação de anomalias sem entender esses conceitos não trará resultados melhores para o negócio. Devemos trabalhar os fatos ocorridos e não procurar um culpado. Desta forma a fazenda trabalha unida, pois criamos um exército de pessoas focadas em identificar e resolver problemas, melhorando todos os dias.

Como conectar os empregados ao negócio?

Paulo Machado

Quando o assunto é gestão de pessoas, engajar a equipe está entre os grandes desafios das fazendas – e da maioria dos negócios, em todos os setores. Talvez esse desafio esteja relacionado ao próprio entendimento do conceito e a sua aplicação prática. Afinal, o que significa ter na equipe uma pessoa engajada?

Ao contrário do que alguns gestores acreditam, a aparente satisfação de um funcionário nem sempre é sinal de engajamento. Identificar pessoas realmente engajadas exige muito mais do que contabilizar elogios e reclamações, por exemplo. É preciso estar atento a outros aspectos, que passam por questões pessoais e profissionais, e também a indicadores capazes de demonstrar o nível de comprometimento e esforço das pessoas nos processos e tarefas em que atuam. Desânimo constante, atrasos ou faltas recorrentes, ausência em reuniões, pouca contribuição para melhorias, passividade, entre outros, podem ser sintomas de profissionais desengajados.

O desafio, então, está em criar condições para evitar que isso aconteça na fazenda. Nesse sentido, um dos pilares do modelo Agro+Lean é estar junto às pessoas que fazem parte do negócio – “comer no mesmo prato”, como costumamos reforçar. Os sintomas só serão percebidos pelo gestor se sua rotina envolver a presença na fazenda e uma relação mais estreita com os funcionários. É essencial acompanhar o cotidiano do negócio, perambulando pelos ambientes de trabalho, ouvindo as pessoas, verificando e resolvendo anomalias e possíveis melhorias nos ambientes e processos, focando em facilitar a vida do funcionário. Outro mecanismo importante para essa aproximação são as reuniões diárias, nas quais se verifica, junto à equipe, o andamento das tarefas e as ações programadas para o próximo dia.

Todas essas práticas reforçam a conexão, uma das três condições que entendemos, no modelo Agro+Lean, como fundamentais ao engajamento – as outras são a participação e a criação. A conexão permite que o empregado compreenda o quão importante é o trabalho que ele executa no dia a dia, para o sucesso do negócio. Somente quando essa compreensão existe, as pessoas se conectam ao propósito da fazenda e trabalham orientadas ao resultado. Como consequência, o empregado passa a contribuir cada vez mais para a melhoria do desempenho da fazenda, participando e criando.

E se o engajamento não acontece? O que fazer quando um funcionário demonstra falta de conexão com o negócio? Nesse caso, o primeiro passo é assegurar que o gestor fez sua parte, criando todas as condições necessárias para que a pessoa atuasse de forma adequada, com clareza sobre os resultados esperados de seu trabalho e os meios disponíveis para faze-lo. Se isso não foi feito, a desconexão é resultado de um sistema de gestão falho, e não do comportamento do empregado. Agora, se todas as condições foram criadas e ainda assim não houve engajamento, é hora de uma conversa franca e transparente com o funcionário, para entender melhor os motivos de sua postura.

Essa conversa é ponto de partida para analisar se ainda é possível reverter a situação do empregado. Se a resposta for negativa, o desligamento é o caminho natural, benéfico para o negócio e, na maioria das vezes, também para a pessoa. Abre-se espaço para ela buscar novas oportunidades e para a fazenda integrar à equipe um profissional novo, animado com o trabalho e com maior potencial de engajamento. Mas não esqueça: o desempenho do time depende completamente do gestor, esta é a grande causa do desengajamento. Se você fizer a sua parte, fica mais fácil virar o jogo.